Kirjadele vastamine, meilboksi koristamine, kirjade kaustadesse sorteerimine, e-kirja allkirjade seadistamine, automaatvastused, uute e-postiaadresside tekitamine ja meeskonna liikmetele info saatmine. E-postkastis, chattides ja kommentaarides klientide küsimustele vastamine.
Erinevate dokumentide vormistamine (tabelid, lepingud, kirjad, avaldused jne), esitluste (PowerPoint jms. presentatsioonid) ettevalmistamine, vormistamine, kujundamine, dokumentide arhiveerimine, kaustadesse sorteerimine ja korra hoidmine, süsteemide loomine, fotode organiseerimine kaustadesse.
Online kalendri või broneerimissüsteemi tehniline sisseseadmine, hoolitsemine, et kõik oluline saaks kalendrisse kirja ja vajadusel meeldetuletuste seadistamine. "Lisa kalendrisse" nuppude ja linkide seadistamine e-kirja sisusse või veebilehtedele.
Lehtede sisu muutmine, lihtsamate postituste tegemine või ajastamine, kommentaaridele vastamine, sündmuste loomine, lehtede ja gruppide loomine, info sisestamine, maandumislehtede tegemine. Sündmuste info sisestamine erinevatesse piletimüügi keskkondadesse, info- ja uudiskirjad.
Seminari või muude sündmuste ruumide leidmine ja broneerimine, sündmuse detailide organiseerimine (catering, meelelahutus, transport, esinejad jms.).
Vastamine telefonikõnedele või klientidele vajadusel helistamine.
Töötan tunnihinna alusel. Töö tunni hind 25 eurot.
Standard tööaeg on E-R kell 9.00-17.00 (Erandkorras ja eraldi kokkuleppel ka nädalavahetusel ja riigipühadel).
Olenevalt hetke töökoormusest ja tööülesande mahust asun vähem aeganõudvat tööülesannet täitma 1-24 h jooksul (tööpäevadel). Suuremate tööde puhul vajalik etteteatamise tähtaeg 2-3 tööpäeva.
Piisab ainult ühest asjast. Sul peaks olema vähemalt üks mõte, millega virtuaalne assistent Sind aidata saaks, mille oled valmis ära delegeerima.
See võib olla täiesti ühekordne ja lihtne asi. Kas palud enda dokumendid online kaustadesse paremini ära organiseerida või meilboksi ära koristada. Palud endale vormistada kuhugi saatmiseks mõne kinnitus- või garantiikirja või seadistada ära automaatne e-mailide kogumise süsteem, e-posti signatuur pildiga või teha Facebooki ärileht.
Mis on see asi, millega Sa ei taha ise tegeleda?
Telefoni, Messengeri ja WhatsAppi sõnumid ja häälsõnumid, e-kiri, Skype või kokku lepitud videokõne aeg. Kõik suhtluskanalid on võimalikud.
E-kirjade haldamine, dokumentide korrastamine ja süsteemi loomine, info otsing, tabelite ja dokumentide koostamine, sotsiaalmeedia postituste ja uudiskirjade tegemine.
Kõik tööülesanded, mis on teostatavad kaugtööna, on tehtavad.
Ma ei saa Sind ise aidata igapäevast kohaletulekut vajavates ülesannetes, sest asun Lõuna- Eestis. Kuid vajadusel leian võimaluse kokkulepitud toimetusteks kohale tulla (nt. koolituspäev, mõni üritus jne.)
Koostöö virtuaalse assistendiga ei ole püsivalt siduv.
Seda teenust võid kasutada kasvõi 1-2 h aastas ja kasvõi 1 väike ülesanne korraga.
Sellisteks ühekordseteks väikesteks asjadeks leiab kindlasti ka kõige hõivatum assistent enda kalendris aja, eriti kui teatad abisoovist ette veidikese varuga.
Planeerimine ja läbimõeldud tegutsemine on siin edu võti.
1. Pane kirja enda ootused assistendile (isikuomadused, oskused, reageerimiskiirus)
2. Tee kindlaks, mis on Sinu eelarve, millise summa piires saad assistendi abi kasutada?
3. Guugelda ja tutvu erinevate turul olevate teenusepakkujatega.
4. Küsi tuttavatelt soovitusi.
5. Kui otsustad värvata assistenti kuulutuse abil, siis pane sinna kirja oma täpsed ootused kandidaadile ning kandideerimise tähtaeg.
Jah, on küll! Assistendi teenuse sisseostmine paljudele mikro- ja väikeettevõtetele kokkuhoid just selles osas, et seda teenusena sisseostes ei pea enamasti assistendile tagama kindlat töökoormust ja töötasu.
Samuti ei pea teenuse sisse ostja tegelema ise palgaarvestuse, tööjõu maksude, töökoha tagamise, füüsiliste töövahendite soetamise ja nendega seotud kuludega.
Need kulud on assistendi teenuse pakkuja arvestanud teenuse hinna sisse. Nii võib öelda, et näiteks töövahendite kulu katavad kõik kliendid koostöös, igaüks panustab marginaalselt.
Kindlasti on assistendi abi teenusena soetamine väikeettevõtjale mugavam ja aega säästvam.
Ja lõpuks ka aeg on ettevõtja kallis vara.
Kohe praegu!
Niikaua kui teed kõike ise (oled lisaks enda eraelulistele rollidele ettevõtja, iseenda assistent, raamatupidaja, turundusjuht, IT-spetsialist), sead piirid enda ettevõtte kasvule.